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GS건설 新문서관리시스템 사업 수행 계획서 (1단계)

2025. 9.29

펜타시스템테크놀러지㈜

1. 프로젝트 개요

1.1 추진 배경 및 목적

  • 新문서관리시스템 구축 사업은 AI와 데이터 플랫폼을 중심으로 한 Smart-Work 환경 변화에 대응하기 위해, 분산되어 활용도가 낮은 문서를 통합하여 자산화하고 업무 활용도를 높이고자 합니다. 또한, 다양한 산업에서의 ECM 및 AI 구축 경험을 바탕으로 사업을 추진합니다.

1.2 추진 범위

  • 新문서관리시스템은 표준 문서, 프로젝트 문서, 기간 시스템 문서를 데이터화하여 AI가 이해할 수 있는 지식으로 전환하고, 안전하게 관리·활용할 수 있도록 구축합니다. Paperless 업무 환경 실현과 더불어 다양한 시스템(Outlook, MS-Office 등)과의 연계 및 확장을 포함합니다.

1.3 적용 방법론

  • 본 사업은 ECM(Enterprise Content Management) 컨설팅 방법론을 적용하여, 단계별 분석·설계·검증, 개발, 이관 등 전문 인력을 구성하고, 고객사와 협력하여 최적의 솔루션 및 인프라를 설계·구축합니다.

2. 1단계 구축 범위

2.1 업무 범위

新문서관리시스템 구축 1단계는 OpenText의 안정적인 콘텐츠 플랫폼을 기반으로, Agent 기반의 차세대 콘텐츠 환경을 구현하고자 합니다. 본 사업은 벡터/유사도 검색, AI 연계 솔루션, 다양한 시스템과의 연동을 포함하여, 업무 효율성과 확장성을 극대화하는 것을 목표로 합니다.

2.2 시스템 연계

新문서관리시스템 구축은 체계 정립과 시스템 구축뿐만 아니라, 다양한 기간 시스템(PMS, 전자결재, 법무관리 등)과의 연계, Outlook 및 MS-Office 등 사용자 친화적 환경을 제공하여, 실질적인 업무 혁신을 지원합니다.

2.3 교육 및 변화관리

新문서관리시스템의 안정적인 정착을 위해, 단계별 교육과 변화관리 활동을 병행하여 진행합니다. 사용자 교육, 변화관리 전략, 운영 지원 등을 통해 시스템 도입 효과를 극대화하고, 조직 내 활용도를 높입니다.

3. 시스템 구축 방안

3.1 문서관리 체계 수립

新문서관리시스템 구축 사업은 OpenText 솔루션을 기반으로, 제안사의 컨텐츠 서비스 체계 수립 및 시스템 구축 경험을 최대한 활용하여 성공적으로 수행합니다. 문서 관리체계는 표준화된 ECM 방법론을 적용하여, 현황분석과 방향성 도출, To-Be 모델 수립, 실행 계획 수립의 단계로 체계적으로 진행합니다.

3.2 시스템 구성도

新문서관리시스템은 각 기능의 최적 활용을 위해 Front-End, DB, Admin/Index, Archive, Intelligent Viewing, 수집, 임베딩, Vector DB, MCP 서버, 스토리지 등으로 구성되며, 확장성과 안정성을 고려한 아키텍처를 설계합니다.

3.3 시스템 권장 규격

新문서관리시스템 구축을 위한 인프라는 고객사가 제공하는 Azure 환경에 구축하며, 사업 특성과 요구사항에 따라 최적의 하드웨어 및 소프트웨어 사양을 협의하여 적용합니다.

3.4 구현 방안

新문서관리시스템 1단계 구축은 사업 요구사항을 모두 수용하며, 단계별로 최적의 구축방안을 제시하고 구현합니다. 전문 인력과 검증된 솔루션을 활용하여, 신속하고 안정적인 시스템 구축을 목표로 합니다. ...existing code...

4. 프로젝트 수행 방안

4.1 프로젝트 추진 조직 및 역할

新문서관리시스템 구축 사업의 성공을 위해, 분야별 최고 경험 인력을 구성하고, 명확한 역할 분장과 의사소통, 체계적인 인력운영, 중단 없는 서비스 구현을 위한 업무 백업 등으로 안정적 사업수행을 보장합니다.

4.2 인력 투입 계획

新문서관리시스템 구축을 위해, 체계 정립, 단계별 분석·설계·검증, 개발, 솔루션 구축, 아키텍처, 이관 등 시스템 전문인력을 구성하여, 총 57 M/M로 사업을 진행합니다.

4.3 추진 일정

新문서관리시스템 구축은 2025.10.13부터 2026.6.30까지(8.5개월) 단계별로 추진되며, 업무 백업 등 안정적 사업수행을 위한 일정을 체계적으로 관리합니다.

4.4 진척 관리 방안

사업 추진 일정에 대해 체계화된 모니터링을 실시하고, 지연 예측 요소에 대해 적절한 방지책을 적용하며, 발생된 일정 지연 요소에 대해서는 신속한 해결방안을 모색하고 보고합니다.

4.5 주요 산출물

新문서관리시스템 구축 시, 제안사의 표준 프로젝트 산출물을 기반으로 고객사와 협의하여 필요한 산출물을 제공합니다.

4.6 보고 및 검토 계획

사업의 각종 위험에 대한 통제 및 리스크 관리를 위해, 제안사의 위험관리 노하우를 활용하고, 지속적인 위험 추적 및 통제를 통해 사전 식별된 예상 위험 요소에 철저히 대응합니다.

4.7 변화관리

新문서관리시스템 구축의 성공적 정착을 위해, 사용자 편의성 극대화, 성능 최적화, 연계 최적화 등 변화관리 활동을 적극적으로 추진합니다. ...existing code...

5. 교육 및 기술이전 계획

5.1 교육 방안

新문서관리시스템의 안정적인 운영 및 고도화를 위해, 단계별 사용자 교육과 운영자 교육을 실시하며, 실질적인 활용 능력 향상을 지원합니다.

5.2 기술이전 방안

프로젝트 TFT팀 및 관리 담당자를 활용하여, 시스템 운영에 필요한 기술 및 노하우를 충실하게 이전하고, 고객사의 자립적 운영 역량을 강화합니다. ...existing code...

6. 별첨

6.1 기능 구현 방안

新문서관리시스템 구축의 기능 구현은 사업 요구사항을 모두 반영하여, 단계별로 최적의 기능을 설계·구현합니다.

6.2 상세 수행 일정

사업의 상세 수행 일정은 단계별 업무와 연계하여 체계적으로 관리합니다.

6.3 도입 라이선스 및 추가비용 기준

도입 라이선스 및 추가비용 기준은 고객사와 협의하여 투명하게 산정·관리합니다.

6.4 문서 중복 저장 방지 방안

문서 중복 저장 방지 방안은 시스템 설계 단계에서부터 적용하여, 효율적이고 안전한 문서 관리 환경을 제공합니다. ...existing code... 1. 기술환경지원 1.1 아키텍처 OpenText ECM 솔루션은 Linux 및 Windows 환경에서 다양한 DBMS를 지원하며, Microsoft Azure Blob 스토리지를 지원합니다. 1.2 스마트 뷰 OpenText ECM 화면은 사용자가 접속하는 단말기(PC, VDI, 태블릿, 모바일) 및 사용자의 역할이나 권한에 따라 다양하게 구성할 수 있도록 제공하며, 구성된 모습을 직관적으로 확인할 수 있습니다. 1.3 브라우저 호환성 또한, 모바일 환경을 통해 사용자는 iOS와 안드로이드 기기에서 문서의 편집, 스캔 및 업로드, 바코드/QR코드 스캔, 워크플로 태스크 처리 등 다양한 업무를 수행할 수 있습니다. 1.4 동적 보안 허가 민감/기밀 정보에 대한 접근 제어 기능인 보안허가(Security Clearance)를 이용하여 사용자의 접속 환경에 따라 동적으로 제어하여 외부로부터의 접근, 다른 디바이스 사용 시 접근을 제어 합니다. 1.5 멀티브라우저 호환성 OpenText ECM 솔루션은 HTML5 기반의 반응형 웹 환경의 클라이언트를 제공하며, 멀티 브라우저 호환성 확보하고 브라우저 버전업 시 신속하게 지원하고 있습니다. 1.6 Enterprise Connect 편의성 측면에서 사용자가 MS-Office를 이용하여 OpenText ECM 시스템의 문서를 조회하거나, 작성한 문서를 OpenText ECM 시스템에 직접 저장할 수 있는 기능을 제공합니다. 2. 대용량/대규모 사용자 안정성 2.1 대규모 데이터 처리 OpenText ECM 솔루션은 5,500 명 이상 동시 사용자, 300TB 이상 대용량 데이터 처리 가능한 시스템으로 40,000명 이상 사용자 환경의 구축 경험을 가지고 있습니다. 2.2 대용량 파일 업로드 대용량 파일의 업로드를 위한 블록 업로드 기능을 제공하며, 이를 통해 보다 효율적이고 불안정한 네트워크 환경에서의 안정적인 대용량 파일 전송이 가능합니다. 2.3 Syndication 신디케이션(Syndication)은 인터넷 연결이 불안정하거나 끊어진 경우에도 원격 위치에 있는 사용자에게 선택한 문서와 기능에 빠르게 액세스할 수 있는 기능을 제공합니다. 3. 폴더 및 문서관리 3.1 문서관리 체계 수립 3.2 폴더 구성 문서의 종류는 개인/부서 보관자료, 시스템 보관 자료, 기술 및 표준자료, 일반 관리 문서가 존재하며, 세부 사항은 다음과 같습니다. 3.3 문서 분류 분류체계 수립의 기본 3대 요건 (상속성, 상호배타성, 포괄성)을 토대로 분류체계 수립 원칙을 포괄성, 직관적 접근, 관리 용이성, 변화의 유연성 측면에서 정의하는 것을 권고합니다. 3.4 문서 라이프사이클 관리 조직이 문서를 단순히 저장하는 수준을 넘어서, 문서의 전 생애주기(Lifecycle)를 관리하는 표준 절차를 마련하는 것으로 문서의 생성부터 폐기까지의 프로세스를 정의합니다. 3.5 문서 보안 정책 보존 문서의 문서 보안체계는 1급 비밀, 2급 비밀, 일반(부서한), 일반(사내한)의 4단계로 나누어 문서보안을 유지합니다. 3.6 문서 보존 정책 문서의 보존연한은 관련법규 및 내부정책을 근거로 문서유형별 1년, 3년, 5년, 10년, 영구로 정의합니다. 3.7 문서작업 자동화 문서 유형에 문서의 저장위치, 프로세스, 검토 등에 대한 규칙을 설정함으로써 문서 유형 지정과 함께 일련의 문서관련 작업을 자동화 하는 기능을 제공합니다. 3.8 암호화 / 중복제거 OpenText ECM 솔루션은 스토리지 객체별로 압축(Compression), 암호화(Encryption), 블럽 단위 저장(Blobs), 중복 제거(Single Instance), 감사 여부(Audit) 등의 옵션을 설정할 수 있습니다. 3.9 권한 관리 국제적으로 높은 신뢰성을 가진 강력한 권한모델을 이용, 폴더 및 문서에 대한 체계적인 권한관리를 지원하며 부서이동 및 보안등급 변경에 따른 접근권한 변경이 용이합니다. 3.10 문서 작업 및 활용 OpenText ECM은 기본적인 폴더/문서 관리 기능인 등록, 편집, 공유, 접근권한, 버전, 다운로드, 이동, 복사, 수집 기능을 직관적으로 사용할 수 있도록 제공합니다. 3.11 속성(메타데이터) 관리 OpenText ECM 문서의 속성 관리 기능은 ECM에서 문서를 단순 파일이 아닌 의미 있는 자산으로 관리할 수 있게 해주는 핵심 메타데이터 관리 기능으로, 검색 · 보안 · 규제 · 활용의 기반이 됩니다. 3.12 버전 관리 사용자가 문서를 편집하기 위해 예약 및 체크-아웃(Check-out) 기능을 제공하고, 수정 완료 후 ECM에 새 버전으로 저장하는 체크-인(Check-in) 기능을 제공합니다. 3.13 Enterprise Connect OpenText ECM 클라이언트 툴(Enterprise Connect) 설치시 MS-Word에서 바로 편집하는 기능을 제공하며, MS-Word에서 저장 시 자동으로 ECM에 저장됩니다. 3.14 워크플로우 OpenText ECM의 Workflow를 이용하여, 문서 반출 등 다양한 프로세스를 정의할 수 있습니다. 각 프로세스는 사용자가 수행하는 Task와 시스템이 수행하는 Task로 구성됩니다. 3.15 기록 관리 미국 DoD 등의 국제 표준을 지원하는 전문 기록관리 기능을 이용해 문서의 보관, 폐기 관련 정책 및 개정주기 등 정확한 Retention 정책의 설정 및 준수를 구현합니다. 4. 폴더 및 문서 이력 관리 4.1 이력관리 관리자는 사용자 접속 및 문서에 대한 각종 이벤트에 대해 감사(Audit)를 설정하며, 남겨진 로그 정보를 로그 유형별, 사용자 별, 기간 별로 다양하게 조회하여 업무에 활용할 수 있습니다. 5. 문서 버전 관리 5.1 버전 관리 문서에 대한 버전 자동 저장 및 이력 관리 기능을 통해 문서의 유실에 대한 걱정이나 별도 보관의 수고 없이 문서를 작성하고 업데이트 할 수 있습니다.

  1. 운영 안정성 6.1 문서 암호화 저장 OpenText ECM 시스템에 저장되는 컨텐츠는 각각의 랜덤 Document Key를 통해 암호화 되며, Document Key는 다시 System Key에 의해 암호화가 이루어져 컨텐츠의 보안성을 확보합니다. 6.2 IT 인프라 구성 OpenText는 인프라에 대한 최적의 지원과 함께 Cloud-Native환경과 DevOps환경을 지원하는 Kubernetes 기반 Container 인프라를 통해 신속한 구축과 무-중단 시스템 운영환경을 지원합니다. 6.3 정기 업데이트 OpenText는 2020년 이후 Cloud-Native 환경으로 전환과 함께 분기별 로드맵을 설정하고 새로운 제품을 릴리즈 해왔습니다. 이를 통해 정기 업데이트와 새로운 혁신을 90일마다 경험할 수 있습니다.
  2. 품질/보안 인증 7.1 품질 인증 OpenText 내 품질관리/제품개발시스템 (PDS: Product Development System)은 품질관리에 대한 사내 접근방식을 관리하며 ISO 9001과 GAMP5의 요소를 사용합니다. 7.2 DoD 5015.02 인증 OpenText ECM 솔루션은 다음을 포함한 수많은 규정 준수 요구 사항과 인증을 충족하며 미국 DoD 5015.02 인증을 통해 수많은 추가 규제 요건을 충족합니다.
  3. 데이터 관리 기본
  4. 메타데이터 관리 9.1 메타데이터 연계 활용 AI 챗봇 에서 ECM 문서 활용을 위해 ECM 특정 폴더의 문서 수집을 위한 표준 API 개발 및 연계를 지원합니다.
  5. 공통사항 10.1 Enterprise Connect OpenText ECM 시스템의 컨텐츠는 웹 어플리케이션의 관리 기능 이외에 사용자가 편리하게 사용하고 있는 윈도우 탐색기를 통해 다양한 컨텐츠를 관리할 수 있도록 제공합니다. 10.2 스마트 뷰 新문서관리시스템은 포탈 형식의 다양한 초기화면을 구성할 수 있으며, 프로젝트/표준/시스템 문서 별 워크스페이스를 구성하여 효율적 업무를 지원합니다. 10.3 스마트 뷰 - 사용자 화면 구성 사용자는 본인의 역할 별로 MY Space 를 관리할 수 있도록 제공합니다. My Space는 사용자가 관심있는 다양한 내용으로 구성할 수 있습니다. 10.4 뷰어 보기 다양한 컨텐츠 유형을 원본 프로그램 없이 조회할 수 있으며, 특히 대용량 파일의 경우 원본 다운로드 없이 페이지 단위로 컨텐츠를 조회/활용함으로써 컨텐츠 접근 속도가 향상됩니다. 10.5 썸네일 컨텐츠 조회 시 사용자가 좀더 직관적으로 컨텐츠의 내용을 파악하기 위해 컨텐츠에 대한 리스트 보기 이외에, 컨텐츠에 대한 썸네일 보기를 지원합니다. 10.6 압축(ZIP) 다운로드 한 폴더 안에서 여러 문서를 체크 후 ZIP 다운로드를 제공하며, 폴더 위치가 달라도 검색 결과 화면 및 모음집(Collection) 기준으로도 ZIP 파일로 다운로드 할 수 있습니다. 10.7 마이그레이션 도구 초기 문서의 마이그레이션이나 대용량 문서 등록 시 Object Importer 기능을 이용해 스케줄 또는 수동 작업을 할 수 있습니다. Object Exporter는 다수의 문서에 대한 내보내기 기능을 제공합니다.
  6. 표준문서 11.1 표준문서 체계적 관리 新문서관리시스템 내 표준문서 관리는 각 업무 지침이 되는 표준문서를 체계적으로 관리하고, 업무수행 시 최신 상태 표준문서를 즉시 활용하여 업무 효율성을 증대하는데 그 목적이 있습니다. 11.2 스마트 뷰 - 표준 문서 표준문서는 관리 표준, 기술 표준, 분양 표준, 설계 표준, 영업 표준 문서의 저장구조와 업무 매뉴얼을 관리할 수 있도록 제공합니다. 11.3 스마트 뷰 - 대시보드 데이터와 콘텐츠를 결합해 다양한 방식으로 활용가능한 결과를 만들어 내는 강력한 처리 엔진인 웹리포트를 통해 다양한 통계 및 대시보드를 구성할 수 있습니다.
  7. 프로젝트 문서 12.1 비즈니스 워크스페이스 – 대시보드 프로젝트 문서 초기 화면은 프로젝트 목록 및 즐겨찾기, 프로젝트에 대한 상태 등을 대시보드 형태로 제공합니다. 프로젝트 외 팀 협업공간을 별도로 구성할 수 있습니다. 12.2 비즈니스 워크스페이스 - 프로젝트 각 프로젝트는 프로젝트 정보, 단계, 토론, 관련 산출물을 관리 할 수 있는 기본 구조를 제공하며 사용자 정의에 따라 다양하게 구성할 수 있습니다. 12.3 비즈니스 워크스페이스 - 템플릿 프로젝트의 각각의 세부 단계는 하위 단계를 포함하여 정의할 수 있으며, 각 단계별로 참여하는 멤버와 관련 산출물을 관리할 수 있습니다.
  8. 기간 시스템 문서 13.1 연계 관리 기간 시스템 문서는 PMS, 전자결재, 법무관리 등 기간 시스템 문서를 저장할 수 있는 구조를 만들고, 각 시스템별 문서를 불러오거나 저장할 수 있는 시스템을 구성합니다.
  9. 다양한 컨테츠 지원 14.1 CAD 뷰어 이미지 및 문서 컨텐츠의 리스트 뷰와 썸네일 뷰를 제공하며, 여러 이미지는 이미지 플로우로 조회할 수 있도록 하고, 컨텐츠를 뷰어를 통해 이미지를 조회하고 주석을 사용할 수 있습니다. 2 14.2 미디어서버 이미지, 동영상, 이미지가 포함되어 있는 문서 등록 시 OpenText KD(Knowledge Discovery) 분석을 통해 다양한 메타 데이터를 추출하여 저장합니다. 14.3 스캔 등록 강력한 Enterprise Scan 데스크탑 애플리케이션을 사용하여 문서를 스캔하고 Extended ECM으로 문서 저장하며 상속을 통해 메타데이터, 권한, 보안을 적용하여 정보 거버넌스를 제공합니다.

14.4 기록 관리 출력물 문서와 같은 실물기록에 대해서 저장 위치, 박스 및 속성을 관리하고 전자기록과 함께 관리할 수 있습4다. 15. 검색 기능 15.1 통합검색 OpenText ECM 내 다양한 컨텐츠에 대한 통합검색을 제공하며, 검색결과를 미리보기 형태로 보여주고 검색 필터를 이용하여 원하는 컨텐츠를 쉽게 접근할 수 있도록 제공합니다. 16. 워크플로우 기능 16.1 워크플로우 – 프로세스 정의 워크플로 디자이너를 이용하여 업무에 필요한 다양한 프로세스를 정의할 수 있으며, 사용자 작업 이외에 시스템이 진행하는 프로세스를 정의할 수 있습니다. 16.2 워크플로우 - 작업 승인 OpenText ECM의 워크플로우 기능을 이용하여, 결재(승인) 절차가 필요한 컨텐츠에 대한 승인 프로세스를 지원합니다. 16.3 워크플로우 - 상태 전체 진행중인 워크플로우의 상태(지연, 정시, 중지)를 확인할 수 있으며, 각 워크플로우 별로 세부적인 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 17. 보안 및 권한관리 17.1 MIP 연동관리 시스템 연동을 통한 MIP 연동 및 문서 복호화 기능을 제공합니다. M365공간 내의 문서는 동기화 또는 Archiving 시 제품에서 제공하는 연동 기능으로 자동 복호화 됩니다. 17.2 MIP 연동 관리 - 보안 라벨 매핑 OpenText ECM은 MIP의 보안 레벨을 유지하기 위해 관련 보호 기능이 있는 민감도 레이블을 적용하여 문서를 자동으로 보호합니다. FedRAMP (미연방 클라우드 보안/인증 관리 프로그램) 인증 18. 기간시스템 연계 18.1 연계관리 PMS, 전자결재, TIMS, 법무관리 등 기간 시스템의 문서/첨부파일/속성정보를 OpenText ECM으로 이관하여 회사의 자산 및 보관 문서로 관리할 수 있도록 제공합니다. 19. 시스템 설정 및 통계 관리 19.1 감사추적 문서, 폴더, 메타데이터, 권한 등 콘텐츠에 대한 모든 활동(추가 · 수정 · 삭제 · 조회 등)을 기록하고 추적하는 기능을 제공하며 기록된 로그는 검색, 필터링, 리포트 출력이 가능합니다. 19.2 관리자 뷰 OpenText Content Management의 관리 기능은 보안, 규정 준수, 성능 안정성, 협업 효율성, 통합 관리를 위한 전반적인 시스템 운영 도구를 제공합니다. 20. 민감문서 관리 20.1 관리자 뷰 서버 상태, 서비스 동작, 성능 지표, 사용자 활동 현황 등을 실시간 또는 주기적으로 점검할 수 있는 기능을 제공하며 장애 예방, 성능 최적화, 가용성 보장을 제공합니다. 20.2 민감문서 관리 외부감사 등에 대해 대응할 수 있는 민감문서 관리 시스템 구축 ▶ 업무 요건(보안문서, 특별문서 별도 관리 등)에 따라 특정 폴더에 문서를 저장/관리 할 수 있는 기능을 제공합니다. 21. 기간 시스템 문서 마이그레이션 21.1 기간시스템 데이터 이관 데이터 이관은 현재 시스템의 문서를 대상으로 다음와 같은 절차로, 고객사와 협의 하에 이관 계획 계획을 수립하고 진행하게 됩니다. 21.2 보안 및 규제 준수 OpenText ECM은 다양한 법적규제 및 정책 대응 도구를 이용하여 개인정보/민감정보처리, 규제준수 등 컴플라이언스 요건을 충족할 수 있게 시스템을 구현합니다. 21.3 개발 테스트 방안 설계 단계에 따라 개발 담당자에 의한 프로그램 단위/그룹별 테스트를 수행하며, 결함이 발생할 경우 관련 설계 사항 변경 및 프로그램 수정을 통해 조치합니다. 21.4 통합 테스트 방안 시스템의 종합적 성능을 검사하기 위한 통합 테스트를 실시하며, 결함 발생 시 문제점 보완 및 조치사항을 기록하며 설계 관련 사항 변경 및 프로그램 수정 완료를 처리합니다. 21.5 사용자 테스트 방안 사용자 승인 기준의 만족여부를 판단하는 사용자테스트 수행 시 결함이 발생한 경우 문제점 보완 및 조치사항을 기록한 뒤 해당 프로그램의 수정을 완료하고 재 테스트를 수행하여 조치합니다. 21.6 문서 이관 데이터 이관은 현재 시스템의 문서를 대상으로 데이터 이관의 상세 처리 흐름도는 다음과 같으며, 고객사와 협의 하에 이관을 수행합니다. End of Document